EDI-Lösungen

Effizienter und automatisierter Datenaustausch

Mit elektronischem Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) lassen sich standardisiert Geschäftsdaten zwischen Organisationen übertragen. Dabei einigen sich die Geschäftspartner auf ein vordefiniertes Format, mit dem sie die Daten zwischen den beteiligten Systemen gegenseitig versenden. EDI sorgt anschließend auf beiden Seiten dafür, dass die Daten in das jeweilig passende Format konvertiert werden und in den eigenen Anwendungen lesbar sind. Das vordefinierte, genormte Datenaustauschformat basiert in der Regel auf dem EDIFACT-Standard, welcher von der Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen (United Nations Economic Commission for Europe, kurz UNECE) herausgegeben und regelmäßig überarbeitet wird. In der Kommunikation mit Partnern aus den USA wird als Standard ANSI X.12 verwendet.

Vorteile von EDI

Der Vorteil beim Einsatz von EDI liegt auf der Hand: Durch die Standardisierung lassen sich zum Beispiel in Lieferketten (Supply Chains) notwendige Daten weitgehend automatisiert und vollständig zwischen Partnern übertragen. Das spart Zeit und Kosten, außerdem werden Fehlerquellen, zum Beispiel durch manuelle Eingabefehler, deutlich minimiert. Alle beteiligten Unternehmen erhalten Zugriff auf die für sie relevanten Daten. Durch EDI-Lösungen wird ein medienbruchfreier Austausch von Geschäftsdaten zwischen Lieferanten und Kunden ermöglicht. Die Effizienz in den Geschäftsprozessen wird erhöht und die Fehlerrate deutlich gesenkt. Unternehmen benötigen dazu eine EDI-Lösung, mit der die Prozesse durchgeführt und weitgehend automatisiert werden.

In der Digitalisierungs-Strategie von Organisationen sind EDI-Lösungen in vielen Fällen ganz oben auf der Prioritäten-Liste. Per EDI können ganze Prozessketten vollständig automatisiert und effektiver gestaltet werden. Die papierlose Übertragung von Stammdaten, Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen oder auch von anderen Daten kann in Lieferketten, auch Supply Chains genannt, eine enorm wichtige Rolle spielen, da die Stabilität und Zuverlässigkeit der Geschäftsbeziehungen verbessert und Kosten gesenkt werden.

Was ist eine EDI-Software?

Die EDI-Software innerhalb einer EDI-Lösung bietet die Funktionen und Anwendungen, die notwendig sind, um EDI-Nachrichten aus anderen Systemen zu analysieren, zu konvertieren und beiden Seiten zur Verfügung zu stellen. Die EDI-Software ist dafür verantwortlich, dass die Geschäftsdokumente ohne Medienbrüche in die beteiligten Systeme integriert werden können.

Eine EDI-Software besteht aus verschiedenen Komponenten. Der Konverter hat die Aufgabe, Daten aus firmeninternen Lösungen, wie zum Beispiel dem ERP-System, in ein standardisiertes Format zu ändern. Umgekehrt kann der Konverter erhaltene Daten von Partnern in ein Format konvertieren, das von unternehmenseigenen Lösungen unterstützt wird. Eine weitere Komponente im EDI-System sind die Konnektoren. Diese stellen wiederum die Verbindung zwischen den beteiligten Systemen des Senders und des Empfängers dar und steuern die Kommunikation.

Was bieten EDI-Lösungen?

EDI-Lösungen ermöglichen Unternehmen, Daten zwischen Organisationen auf elektronischem Weg standardisiert und gleichzeitig flexibel zu übertragen. Die auf diese Weise mögliche Dokumentennachverfolgung hilft, ständig einen Überblick zu behalten und Aufgaben visualisiert ansprechend darzustellen. In Dashboards werden die wichtigsten Informationen zusammengefasst und lassen sich mit wenigen Klicks nachverfolgen. Die EDI-Lösung stellt über die EDI-Software also nicht nur automatisierte Prozesse zur Verfügung, sondern bietet auch einen umfassenden Überblick und eine zentrale Steuerung des Austauschs von Geschäftsdokumenten und -Daten zwischen den Partnern.

Lieferanten müssen möglichst schnell auf die Anforderungen von Kunden reagieren. Die EDI-Lösung muss bei Änderungswünschen des Kunden jederzeit flexibel anpassbar sein.

EDI-Lösungen im Einkauf können helfen, Kosten zu senken und die Margen zu erhöhen. Durch die Anbindung einer Supply Chain und damit der Lieferanten in die EDI-Lösung können Unternehmen den Marktanforderungen schnell nachkommen. Eine EDI-Lösung im Einkauf und in der Beschaffung vernetzt sich mit Lieferanten. Selbstverständlich können Finanzinstitute jederzeit direkt angebunden werden. In diesem Zusammenhang lassen sich Procure-to-Pay-Prozesse komplett automatisieren. Das wiederum ermöglicht das Aushandeln besserer Zahlungsbedingungen. Außerdem werden dadurch Zahlungsfehler vermieden.

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Geeignete EDI-Lösung auswählen

EDI-Lösungen können Benachrichtigungen in Echtzeit versenden, zum Beispiel auch auf Smartphones oder Tablets von Verantwortlichen und Anwendern. In Unternehmen profitieren Lieferanten von EDI-Lösungen genauso wie die Abteilungen Einkauf und Beschaffung. EDI-Lösungen können als lizenzbasierte Software im Eigenbetrieb oder als Dienstleistung „Cloud-Lösung“ eingeführt werden.

Lizenzbasierte EDI-Software im Eigenbetrieb

Eine Möglichkeit besteht darin, dass sich Unternehmen eine fertige Lösung von einem Drittanbieter anschaffen. In der EDI-Software des Anbieters sind in den meisten Fällen alle Komponenten zum Aufbau einer EDI-Lösung integriert. Dazu gehören neben der Prozesssteuerung auch Konverter und Editoren.

Bei dieser Lösung fallen Investitionen in Software und Infrastruktur an. Dazu kommt die Notwendigkeit eines internen Kompetenzteams. Solche Lösungen eignen sich für den Einsatz mit vielen Geschäftspartnern, idealerweise mit langfristigen Beziehungen zum eigenen Unternehmen. EDI als Lizenzsoftware bietet sich für große Firmen mit eigener EDI-Abteilung an.

EDI as a Service: Die EDI-Lösung aus der Cloud

Lagern Unternehmen den kompletten Betrieb der EDI-Lösung an einen Dienstleister aus, ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile: So pflegt etwa der Dienstleister die Infrastruktur und richtet die Benutzerzugänge und EDI-Schnittstellen ein. Aus Sicht von Anwendern verhält sich Software-as-a-Service (SaaS) für EDI-Lösungen genauso wie innerhalb der Organisation installierte Software (OnPremise). Das Unternehmen selbst spart sich den Betrieb, die Verwaltung und die Pflege einer eigenen Infrastruktur. Die Umsetzung und Anbindung neuer Geschäftspartner erfolgt schnell, und Unternehmen erhalten Beratung und Unterstützung von externen EDI-Experten. Dazu kommt nicht zuletzt eine sehr hohe Flexibilität.

EDI mit wenigen Geschäftspartnern

Unternehmen, die mit wenigen Partnern per EDI kommunizieren müssen, können schnell und unkompliziert auf eine webbasierte EDI-Lösung zugreifen (WebEDI).

Einführung von EDI planen

 

Im Rahmen der Einführung einer EDI-Lösung muss nicht nur geplant werden, welche EDI-Lösung zum Einsatz kommen soll; wichtig ist auch das Festlegen der Geschäftsprozesse, die in der jeweiligen Partner-Nachrichten-Beziehung eingebunden werden sollen.

Geschäftsprozesse, Nachrichten und Richtungen planen

Die Prozesse sollten möglichst frühzeitig festgelegt werden, da die Entscheidung natürlich eine Auswirkung darauf hat, welche Stammdaten und Inhouse-Systeme an die EDI-Kommunikation angebunden werden müssen.

Mit einer tabellarischen Aufstellung kann festgelegt werden, welche Partner-Nachrichten-Beziehungen im EDI-System eine Rolle spielen sollen. Ein Beispiel dafür ist:

  • Kunde A sendet Bestellung und erhält Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung.
  • Kunde B sendet Abverkaufsmeldung und erhält Artikelstamm, Lieferschein und Rechnung.
  • Lieferant A erhält Bestellung und sendet Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung.
  • Lieferant B erhält Abverkaufsmeldung und sendet Lieferschein und Rechnung.

Generell haben Nachrichten in einer EDI-Lösung zwei Richtungen. Es gibt eingehende Nachrichten im Unternehmen sowie ausgehende Nachrichten zu den Partnern. Eingehende Nachrichten müssen in das Zielformat des Unternehmens konvertiert werden, ausgehende Nachrichten wiederum in das Zielformat des Partnerunternehmens konvertierbar sein.

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EDI in aller Kürze

EDI-Lösungen bieten für Unternehmen mit verschiedenen Partner-Beziehungen vor allem im Bereich von Lieferketten enorme Vorteile. Alle angebundenen Partner profitieren von einer Kosteneinsparung, verringern Fehlerquellen und beschleunigen ihre Prozesse. Papier wird eingespart, ebenso Energie und Druckkosten.

Für alle geschäftlichen Herausforderungen bietet EDI eine passende Lösung. Die Auswahl der passenden Lösung unterscheidet sich je nach Anzahl der anzubindenden Partner, dem Umfang der auszutauschenden Nachrichten sowie der Kompetenz der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen: WebEDI für eine geringe Anzahl von EDI-Kommunikationen, eine Inhouse-Lösung oder eine cloudbasierte EDI-Lösung als Managed Service.

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Ihre EDI Vorteile:

  • EDI als Managed Service (private Cloud) oder OnPremise
  • Dedizierte Mapping-Möglichkeiten
  • Umsetzung von Geschäftsregeln & Ausnahmen
  • Integriertes Supply-Chain-Management
    Anbindung an
  • ERP/WMS/MRP/Finanzinstitute
  • EDI-Archivierung aller Dokumente
  • Digitalisierter Rechnungseingang- & Rechnungsausgangsprozess
  • Dedizierte Dashboards in einer Web-Oberfläche
  • Echtzeit-Benachrichtigungen auf Smartphone/Tablet

Unsere Lösung ist auf Ihren Unternehmenserfolg vorbereitet und wächst entsprechend Ihrer Anforderungen mit. Wenn Sie eine vollständige Anbindung an Ihr Buchhaltungs-/Warenwirtschafts-/ERP-System benötigen, unterstützen wir Sie bei der Integration ganzheitlich.

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